Theo thống kê, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều chi mạnh, đầu tư lớn vào việc quảng bá sản phẩm của mình. Một trong những cách thức hiệu quả nhất chính là tổ chức sự kiện. Làm thế nào để tổ chức được thành công bất kỳ sự kiện nào? Hãy thực hiện các bước dưới đây.
Nghiên cứu trước khi tổ chức sự kiện
Trước khi tiến hành lập kế hoạch để tổ chức sự kiện, hãy nghiên cứu thật kỹ các thông tin về sự kiện đó. Sự kiện sắp tới bạn tổ chức thuộc loại hình nào? Tiệc cuối năm, tri ân khách hàng, khai trương khánh thành, giới thiệu sản phẩm,.. Mỗi loại hình sẽ có những đặc điểm, cách thức tổ chức riêng biệt.
Cụ thể, hãy nghiên cứu các vấn đề sau:
-
Chủ đề chính của sự kiện là gì?
-
Mục tiêu hướng đến khi tổ chức sự kiện
-
Mục đích cần đạt sau khi đã hoàn thành chương trình
-
Thông điệp gửi tới khách mời và giới truyền thông
-
Lên danh sách khách mời tham dự, nghiên cứu về những đặc điểm của họ để lên kịch bản cho chương trình phù hợp
-
Thời gian diễn ra
-
Tổng ngân sách
Lên ý tưởng cho tổ chức sự kiện
Làm thế nào để một sự kiện diễn ra thật hấp dẫn, thu hút khách mời nhất? Đó là nhờ những ý tưởng độc đáo được nghĩ ra từ người làm sự kiện. Hãy thỏa sức sáng tạo, đề xuất thật nhiều ý tưởng cho sự kiện sắp tới và chọn ra những ý tưởng tiềm năng có thể đem lại hiệu quả nhiều nhất.
Bên cạnh đó, thực hiện ý tưởng phải dựa trên vốn ngân sách mà khách hàng đưa ra và mục đích của sự kiện là gì.
Gợi ý một số cách xây dựng những ý tưởng độc đáo và mới mẻ:
-
Dựa vào những đặc điểm của khách mời về sở thích, văn hóa, độ tuổi, giới tính,..
-
Khảo sát địa điểm, thực tế
-
Khơi gợi ý tưởng từ cuộc sống, tham khảo những điều đẹp đẽ
-
Tham khảo sự kiện của đối thủ để đưa ra được ý tưởng mới
Tiến hành bắt đầu giai đoạn tổ chức sự kiện
-
Lựa chọn và khảo sát địa điểm dự định sẽ tổ chức sự kiện
-
Xác định chính xác thời gian diễn ra và thời gian chuẩn bị
-
Tìm người dẫn chương trình, lên tiết mục biểu diễn, tìm ca sĩ,..
-
Thiết kế hình ảnh của sự kiện như banner, bạt, backdrop, màn hình, ánh sáng, standee, logo sự kiện, video,.. các công cụ khác để quảng bá cho sự kiện
Lập kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện
Để sự kiện diễn ra thành công đòi hỏi người làm sự kiện phải lập được bản kế hoạch thật rành mạch, chi tiết từng hạng mục từ lớn đến nhỏ.
Trong bản kế hoạch không thể thiếu các phần sau đây:
-
Nhân sự phụ trách từng hạng mục: là người có kinh nghiệm trong lĩnh vực được phân công, trách nghiệm thực hiện đầy đủ và hoàn thành theo đúng dự kiến đề ra.
-
Nhân sự bổ sung: PG, lễ tân, cộng tác viên hỗ trợ khi sự kiện diễn ra như mời nước, trang trí chương trình, hướng dẫn khách mời,..
-
Người hỗ trợ kỹ thuật
-
Các thiết bị, dụng cụ phục vụ cho sự kiện, giá cả và nơi thuê cụ thể
-
Ngân sách dự kiến chi trả cho từng hạng mục
-
Dự đoán các rủi ro có thể xảy ra và cách giải quyết cụ thể
Sau khi đã lên kế hoạch xong, tiến hành chuẩn bị từng hạng mục. Thời gian chuẩn bị cho sự kiện nên diễn ra khoảng 2 tuần – 1 tháng tùy theo quy mô của sự kiện.
Thực hiện chương trình
Tiến hành thực hiện sự kiện theo đúng kế hoạch và kịch bản đã lên từ trước. Không nên thay đổi kịch bản bất ngờ, sẽ khiến chương trình bị đảo lộn, người dẫn chương trình không thể kịp thời ứng phó. Giám sát, kiểm soát kỹ lưỡng trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, xử lý các sự cố phát sinh (nếu có).
Trên đây là các bước đơn giản để tổ chức được bất kỳ sự kiện nào. Để chắc chắn sự kiện diễn ra hoàn hảo, bạn có thể thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp AzEvent tại: www.azevent.vn – truy cập website để xem báo giá và hỗ trợ tư vấn miễn phí.
Có thể bạn quan tâm:
>>> 6 đặc sản Hà Giang siêu ngon
Xem thêm:
